Właściciel firmy produkcyjnej, który przygotowuje ofertę dla nowego klienta, staje przed trudnym zadaniem. Musi oszacować koszty materiałów, robocizny i amortyzacji maszyn, a jednocześnie zaproponować cenę atrakcyjną dla odbiorcy. Gdy te dane rozproszone są w arkuszach, notesach i głowach pracowników, każda wycena to żmudna praca detektywistyczna. System informatyczny dla produkcji zamienia zgadywanie w kalkulację opartą na rzeczywistych danych z hali produkcyjnej i magazynu.
Artykuł sponsorowany
Dlaczego wycena zleceń bywa tak problematyczna?
W małych i średnich firmach produkcyjnych wycena często opiera się na doświadczeniu i intuicji. Dopóki firma realizuje kilkanaście powtarzalnych zleceń miesięcznie, taki model działa. Problem narasta, gdy rośnie liczba zapytań, a zakres zamówienia odbiega od standardu. Szczególnie wymagająca jest produkcja jednostkowa – każde zlecenie wymaga indywidualnej technologii, odrębnej listy materiałów i osobnej kalkulacji czasu pracy. Bez aktualnych danych o cenach surowców wycena staje się loterią: za niska – firma traci pieniądze, za wysoka – traci klienta. Wiele przedsiębiorstw próbuje radzić sobie z tym za pomocą rozbudowanych arkuszy kalkulacyjnych, ale z czasem pliki stają się tak skomplikowane, że rozumie je wyłącznie ich twórca. Wystarczy zmiana ceny jednego surowca, by cała struktura wymagała ręcznej korekty.
Technologia produkcji jako fundament wyceny
Oprogramowanie do produkcji pozwala zbudować cyfrowy model każdego wytwarzanego produktu – tzw. technologię produkcji. Zawiera ona pełną listę operacji, przypisane surowce, normy zużycia materiałów i czas pracy maszyn. Raz zdefiniowana technologia staje się bazą do automatycznej kalkulacji kosztów: wystarczy wskazać produkt i ilość, a system sam przeliczy zapotrzebowanie materiałowe. Gdy zmieni się cena stali czy kartonu, aktualizacja natychmiast przełoży się na wszystkie powiązane wyceny – nie trzeba ręcznie poprawiać dziesiątek arkuszy. Dla firm, które realizują produkcję jednostkową, możliwość szybkiego tworzenia nowych technologii na bazie istniejących szablonów oznacza, że nawet niestandardowe zlecenie da się wycenić w kilkanaście minut zamiast kilku godzin.
Kalkulacja kosztów – od surowca po gotowy produkt
System produkcyjny dla firm umożliwia kalkulowanie kosztów na kilku poziomach. Podstawą jest koszt materiałowy – aktualne ceny surowców pomnożone przez normy zużycia z technologii, z uwzględnieniem planowanego odpadu technologicznego, który w wielu branżach potrafi podnieść rzeczywiste zużycie o kilka procent względem projektu. Drugi poziom to stawka za roboczogodzinę stanowiska, która może zawierać w sobie zarówno wynagrodzenie operatora, jak i koszty energii oraz amortyzacji maszyny – dzięki temu kalkulacja nie wymaga rozbijania kosztów ogólnych na poszczególne zlecenia.
Qcadoo oferuje w swoim systemie MES moduł kalkulacji, który łączy te elementy w jednym widoku. Co istotne, połączenie z modułem rejestracji produkcji pozwala porównać kalkulację wstępną z rzeczywistymi kosztami zamkniętych zleceń. Jeśli np. na danym produkcie regularnie zużywa się więcej materiału, niż zakładała norma, handlowiec może uwzględnić tę wiedzę w kolejnej ofercie i uniknąć niedoszacowania.
Dane magazynowe i planowanie a realistyczna oferta
Wycena to nie tylko koszty, lecz także dostępność i termin. System do zarządzania produkcją zintegrowany z magazynem automatycznie sprawdza stany w momencie kalkulacji, dzięki czemu osoba przygotowująca ofertę od razu wie, co trzeba dokupić i jak wpłynie to na czas realizacji. Qcadoo oferuje do tego celu system WMS (Warehouse Management System), który współpracuje z modułem produkcyjnym i zapewnia spójność danych między halą a magazynem.
Równie istotne jest planowanie. Moduł APS (Advanced Planning and Scheduling) analizuje bieżący harmonogram i dostępność zasobów, i na tej podstawie wskazuje realny termin realizacji. Handlowiec, zanim wyśle ofertę, może sprawdzić, czy zakład zdoła wykonać zamówienie w oczekiwanym czasie. Klient dostaje jasną informację, a firma unika przyjmowania zleceń, których nie da się zrealizować w terminie.
Integracja z systemami finansowo-księgowymi
System MES (Manufacturing Execution System), który wymienia dane z oprogramowaniem finansowo-księgowym, pozwala automatycznie przenosić kalkulacje do faktur i zamówień. Na polskim rynku istotna jest kompatybilność z popularnymi platformami: Comarch ERP Optima, Enova, Subiekt GT czy Comarch ERP XL. Oprogramowanie do produkcji z gotowymi integracjami skraca czas wdrożenia – firma uzupełnia dotychczasowy system ERP dla produkcji o dedykowaną warstwę MES, zamiast wymieniać całe środowisko IT. Ręczne przepisywanie danych między systemami generuje pomyłki – automatyczny przepływ informacji eliminuje ten problem.
Od kalkulacji do gotowej oferty
W wielu firmach kalkulacja kończy się w arkuszu, a oferta powstaje w osobnym pliku. Tymczasem dobrze wdrożone oprogramowanie do produkcji pozwala powiązać wycenę z konkretnym zapytaniem klienta i archiwizować historię wycen. Gdy klient wraca po kilku miesiącach z podobnym zamówieniem, wystarczy zaktualizować ceny, zamiast liczyć od nowa. Taki sposób pracy przekłada się na większą liczbę wysłanych ofert i więcej wygranych kontraktów.
Jak wybrać odpowiedni system?
Przy wyborze systemu warto sprawdzić, czy obsługuje kalkulacje odpowiadające specyfice firmy (inna jest logika w produkcji seryjnej, inna w produkcji jednostkowej), czy integruje się z używanym oprogramowaniem księgowym i czy umożliwia szybkie tworzenie technologii. System informatyczny dla produkcji od qcadoo jest przykładem narzędzia zaprojektowanego z myślą o małych i średnich firmach – uzupełniają go moduły APS i WMS, dzięki czemu można stopniowo rozbudowywać zaplecze informatyczne, zaczynając od najpilniejszych potrzeb.
Wycena zleceń i budowanie ofert bezpośrednio wpływają na rentowność firmy. Prowadzone ręcznie, pochłaniają czas i generują błędy. Odpowiedni system informatyczny dla produkcji porządkuje ten obszar, daje dostęp do aktualnych kosztów i obciążenia produkcji w jednym miejscu, a inwestycja w niego zwraca się z każdym poprawnie skalkulowanym zleceniem.
