Aby zaznaczyć duplikaty w Excelu za pomocą formatowania warunkowego, można wykorzystać wbudowane narzędzia oraz formuły, zależnie od potrzeby. Poniżej znajduje się szczegółowy poradnik krok po kroku, obejmujący różne scenariusze i metody:
1. Szybkie wyróżnianie duplikatów w pojedynczej kolumnie lub zakresie
-
Zaznacz wybrane komórki – Wybierz kolumnę lub zakres, w którym chcesz sprawdzić obecność duplikatów (np. całą kolumnę C).
-
Otwórz Formatowanie warunkowe – Przejdź do zakładki Narzędzia główne na wstążce Excel, kliknij Formatowanie warunkowe, potem Reguły wyróżniania komórek, a następnie Duplikujące się wartości.
-
Wybierz styl wyróżnienia – W nowym oknie wybierz kolor lub styl, którym zostaną podświetlone wszystkie zduplikowane wartości. Zatwierdź przyciskiem OK.
Efekt – Wszystkie komórki o powtarzających się wartościach zostaną oznaczone wybranym formatowaniem – najczęściej kolorem tła lub czcionki. Formatowanie warunkowe jest dynamiczne: jeśli zmienią się dane, formatowanie automatycznie się zaktualizuje.
2. Formatowanie duplikatów w wielu kolumnach jednocześnie
Jeśli chcesz wyróżnić duplikaty, które występują na podstawie porównania wartości z kilku kolumn (np. imię i nazwisko):
- Dodaj pomocniczą kolumnę – Połącz wartości z kilku kolumn do jednej, np. w komórce E2 wpisz formułę:
=A2&B2 (dla imienia i nazwiska – kolumna A i B).
-
Zaznacz pomocniczą kolumnę (lub cały obszar, jeśli chcesz wyróżnić całe wiersze).
-
Stwórz nowe formatowanie warunkowe z formułą – Wybierz Narzędzia główne > Formatowanie warunkowe > Nowa reguła.
-
Zaznacz Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować.
-
Wprowadź formułę, np. dla kolumny E:
=LICZ.JEŻELI($E$2:$E$100;$E2)>1 lub
=SUMA.ILOCZYNÓW(–($A$2:$A$10=A2))-1>0 (dla pojedynczej kolumny z bardziej zaawansowanym liczeniem duplikatów).
- Ustaw wybrany styl formatowania, np. kolor wypełnienia, i zatwierdź OK.
Efekt – Wiersze lub komórki, które mają powtarzające się wartości w podanym kombinowanym zakresie, zostaną wyróżnione.
3. Jak podświetlić tylko drugie i kolejne wystąpienia duplikatu
Nie zawsze chcesz wyróżnić każde powtarzające się wystąpienie – czasem tylko drugie, trzeci itd. Możesz użyć zaawansowanej formuły:
Dla komórki A2 (przy założeniu, że zakres to A2:A10):
=LICZ.JEŻELI($A$2:$A2;A2)>1 Ta formuła „zlicza” do aktualnego wiersza i podświetli tylko drugie i kolejne powtórzenie, pomijając pierwsze wystąpienie.
4. Podświetlenie całych wierszy z duplikatem (przy jednym lub kilku kryteriach)
- Zaznacz cały obszar tabeli (np. A2:D100).
- Stwórz regułę z formułą (np. dla pomocniczej kolumny E):
=LICZ.JEŻELI($E$2:$E$100;$E2)>1 - Wybierz formatowanie komórek (np. kolor tła).
Dzięki takiej regule Excel wyróżni cały wiersz, w którym występuje duplikat według podanych kryteriów.
5. Filtrowanie i usuwanie duplikatów
Jeśli chcesz usunąć lub przefiltrować tylko duplikaty:
- Możesz skorzystać z narzędzia „Usuń duplikaty” (ale UWAGA: to narzędzie usuwa powtarzające się wiersze, a nie tylko je wyróżnia).
Informacje dodatkowe i wskazówki
- Formatowanie warunkowe nie wyświetla komunikatów o liczbie duplikatów – rezultaty widzisz w formie zielonego, czerwonego lub żółtego wypełnienia.
- Jeśli chcesz wyeksportować listę duplikatów, użyj filtrów lub specjalnych formuł do wyodrębnienia powtarzających się danych.
- Formatowanie warunkowe działa także na tabelach z nazwanym zakresem – pomaga zachować przejrzystość podczas pracy z dużymi zbiorami danych.
- Po wyróżnieniu duplikatów możesz je dalej analizować, sortować lub usuwać.
- Zaawansowane reguły formatowania pozwalają wyróżnić tylko konkretne przypadki, np. duplikaty po spełnieniu kilku warunków jednocześnie, kombinacje wartości.
Podsumowanie najczęstszych problemów:
- Formatowanie działa tylko na zaznaczonym zakresie – jeśli pominiesz część danych, wyniki będą niepełne.
- Warto korzystać z formuł dla niestandardowych scenariuszy (np. podświetlanie tylko kolejnych powtórzeń lub całych wierszy).
- Excel nie zawsze radzi sobie z „ukrytymi” duplikatami (np. z dodatkowymi spacjami) – warto najpierw oczyścić dane.
Metody opisane powyżej są uniwersalne i skuteczne niezależnie od wersji Excela, choć mogą się nieznacznie różnić nazwami funkcji czy wyglądem interfejsu. Dzięki formatowaniu warunkowemu praca z dużymi danymi staje się prostsza i bardziej przejrzysta.
